Der Terminplan zeigt den zeitlichen Ablauf des gesamten Projektes auf.

Er hilft, die zeitlichen Abhängigkeiten der Aufgaben untereinander festzustellen und die Aktivitäten in der geeigneten Reihenfolge ablaufen zu lassen. Zudem dient er als Basis für weitere Planungen wie z.B. den Finanzplan bzw. den Budgetplan, oder den Ressourcenplan und weitere.

Was bedeutet der Terminplan im Projektmanagement?

Im Projektmanagement geht es darum, vom Auftraggeber vorgegebene Projektziele in einem zeitlichen und finanziellen Rahmen zu erreichen. Der Terminplan dient zur Projektplanung und zur Projektsteuerung. Treffen Sie auf ein Projekt ohne zeitliche und finanzielle Zielsetzung sollten die Alarmglocken läuten.

Der Terminplan bezieht sich immer auf den vorher vereinbarten Projektablauf oder die Projektphasen und dokumentiert die Feinplanung des Projektes. Es ist eine sehr gute Einschätzung darüber möglich, ab wann Verzögerungen in der Fertigstellung von Lieferobjekten oder Arbeitspaketen so kritisch werden, dass das Projekt in der zeitlichen Abfolge derart verzögert wird, dass auch das Projektbudget in Mitleidenschaft gezogen wird. Diese Einschätzung erlaubt es mit den geeigneten Massnahmen auf Terminkonflikte zu reagieren. Der Terminplan ermöglicht es dem Projektleiter ebenfalls zu prüfen, wie diese zeitlichen Konflikte durch das Vorziehen später geplanter Termine oder durch das Hinzufügen zusätzlicher Arbeitskräfte und anderer Massnahmen wieder aufgefangen werden können.

Wie detailliert muss der Terminplan sein?

Grundlage für den Terminplan bilden die Projektphasen und die Strukturierung des Projektes (PSP Projektstruktur, WBS Workbench Structure). Die Hierarchie, also die logische Abfolge der zu planenden Projektschritte ergibt sich in der Regel aus dem Projektstrukturplan. Wenn dieser gut aufgestellt ist, enthält dieser auch schon die Zuständigkeiten für die einzelnen Lieferobjekte und die dafür erforderlichen Arbeitspakete. Der Terminplan sollte bis auf Stufe der Arbeitspakete heruntergebrochen werden können. Es versteht sich von selbst, dass man den Terminplan nicht bis zum einzelnen Handgriff herunter brechen sollte. Bei grösseren Projekten kann die Anzahl der Lieferobjekte und der daraus folgenden Arbeitspakete recht umfangreich werden. In diesen Fällen kann der Terminplan schnell unübersichtlich und schwer pflegbar werden. Hier geht man am besten dazu über, das Gesamtprojekt in Teilprojekte aufzuteilen, die entweder ein Lieferobjekt oder eine logische Zusammenfassung von Lieferobjekten zum Inhalt haben. Anschliessend kann innerhalb der Teilprojekte damit begonnen werden, die einzelnen Arbeitspakete zu definieren.

Arbeitspakete definieren

Auf der empfehlenswerten Seite www.pm-handbuch.com ist ein Arbeitspaket ein „…Bündel von einzelnen Aufgaben, die der Zielerreichung dienen. Für jedes Arbeitspaket sollte (genau) ein Verantwortlicher definiert werden, wenngleich mehrere Personen an einem Arbeitspaket mitarbeiten können.“ [Link]

Hieraus ergibt sich, dass bei der Definition der Arbeitspakete die dafür verantwortlichen Projektmitarbeiter eingebunden werden müssen. Die Aufgabe des Projektmanagers bei dieser Aufgabe wird lediglich darin bestehen, die Ergebnisse der Planung auf die für das Paket aufzuwendende Zeit und die Kosten auf Angemessenheit zu prüfen.

Bei der Definition der Arbeitspakete muss man unbedingt darauf achten, dass sie vom Umfang und der erforderlichen Bearbeitungszeit her überschaubar gehalten werden. Man sollte für die Bearbeitungsdauer eines Arbeitspaketes einen Zeitraum von gut zwei, jedoch nicht mehr als drei bis vier Wochen wählen, damit die Aufgabe für den zuständigen Bearbeiter übersichtlich bleibt und was psychologisch noch wichtiger ist, ihn nicht frustriert. Je gewaltiger ein Arbeitspaket erscheint desto grösser ist die Gefahr, dass es nicht richtig oder zu spät fertig gestellt wird. Dabei ist klar, dass im Rahmen der Planung auch auf die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen geachtet werden muss.

Zusammenfassung

Mit dem Terminplan wird der Zeitbedarf für die Erstellung der Lieferobjekte dokumentiert. Er dient dem Projektleiter zur Steuerung des Projekts. Zudem ist er die Basis für weitere Planungen, aus ihm werden u.a. die Ressourcenplanung und das Projektbudget abgeleitet.

Wie tief diese Planung im Einzelnen herunter gebrochen wird, ist vom Geschick des Projektmanagers, aber vielfach auch von den Rahmenbedingungen für ein Projekt abhängig. Auch wenn es für manche Projektmitarbeiter so aussieht, dass ein Terminplan eher Selbstzweck als einen Nutzen hat, Recht haben sie damit nur, wenn ein Projekt komplett ohne Planung und ohne Steuerung funktionieren würde. Aber derartige Selbstläufer gibt es in der realen Projektwelt leider nicht.

Für den Projekterfolg ist jeder einzelne Beteiligte mit verantwortlich. Geht irgendetwas nicht den geplanten Gang, müssen Alternativen in der Ablaufplanung gefunden werden. Die meisten Probleme bei der Projektdurchführung sind zeitlicher Natur. Der Terminplan hilft dabei, zeitkritische Lieferobjekte oder Arbeitspakete zu erkennen und diesen die ausreichenden Ressourcen zuzuweisen. Kann ein geplanter Termin aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. längere Erkrankung des zuständigen Spezialisten, der nicht so einfach ersetzt werden kann) nicht eingehalten werden, kann man aus dem Terminplan ersehen, ob hierdurch der Endtermin resp. das Projektziel gefährdet wird und gegebenenfalls korrigierende Massnahmen einleiten.

Wozu der Terminplan gut ist