Ein beliebtes Thema unter Projektleitern sind die Aufgaben des Projektoffice. Unbestritten ist meist nur die Hauptaufgabe, nämlich den PL freihalten von administrativen Tätigkeiten. Über Art und Umfang der einzelnen Aufgaben scheiden sich meist die Gemüter. Hier mal eine nicht abschliessende Liste mit Tätigkeiten.

  • Meetings organisieren, Teilnehmer einladen, Zu- und Absagen verwalten, Räume und Ressourcen buchen.
  • Protokolle verfassen.
  • Termine überwachen.
  • Pendenzenliste nachführen.
  • Projekttagebuch nachführen (kann auch ein Blog sein).
  • Projektmanagement Tätigkeiten wie Detailplanung, Fortschrittskontrolle.
  • Grafiken, Diagramme und Präsentationen erstellen.
  • Schnittstelle zu unterstützenden Linienfunktionen wahrnehmen, Zeitabrechnungen einreichen,
  • Benutzerkonten mutieren.
  • Projekt- Webseite / Blog pflegen, Beiträge einsammeln, redigieren und aufschalten.

In der Praxis bewährt es sich, für das Projektoffice einen Stellenbeschrieb mit AKV (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) zu erstellen. Er zeigt auf, was zu tun ist und vermittelt dadurch eine gewisse Sicherheit bei der Ausübung der Tätigkeiten.

Welches sind die Aufgaben des Projektoffice?