Beim Formulieren des Projektauftrags geht es in erster Linie darum, dass alle Beteiligte ein einheitliches Verständnis über die Ziele ihres Vorhabens herstellen. Doch wie definieren Sie Projektziele, und wie messen Sie diese?

Projektziele sollten Sie so definieren, dass die Zielrichtung die strategische Ausrichtung des Unternehmens widerspiegelt. Unter Unternehmenszielen versteht man die der unternehmerischen Betätigung zugrunde liegenden Zielsetzungen und sind Ausdruck des Selbstverständnisses und des Anspruchs eines Unternehmens.
So gesehen gehören Projekte zu den Bestandteilen der Strategie des Unternehmens und helfen mit die Unternehmensziele zu erreichen.
Projektziele sind also im Einklang mit den Unternehmenszielen zu gestalten. Grad bei internen Projekten scheint dies manchmal vergessen zu werden.

Die vier Dimensionen eines Projektziels

Ein Ziel hat immer vier Dimensionen.

  • Die Zielrichtung, z.B. Verbesserung der Produktivität, Verbesserung der Kundeninformation etc.
  • Die Messgrösse, z.B. EBIT, Ergebnis der Kundenumfrage
  • Die Zielhöhe und Bezugswert, z.B. + 5% zur Vergleichsperiode
  • Der Zeithorizont, z.B. innert Jahresfrist

Projektauftraggeber haben die Angewohnheit, nicht-operationale d.h. nicht messbare Zielvorgaben zu formulieren. Für Leitbilder und Visionen auf den oberen Ebenen mag dies gehen, aber nicht für die Umsetzungsebene wo konkrete Projekte letztlich hartes Geld kosten. Als Projektleiter sollten Sie Wert darauf legen, dass die Projektziele letztlich messbar und damit überprüfbar sind, selbst wenn die Überprüfung erst längere Zeit nach dem Projektabschluss erfolgen kann. Es versteht sich von selbst, dass sich die Messgrösse tatsächlich auch abbilden lassen und die Zielhöhe allgemein akzeptabel sein müssen.

Nicht zu den Zieldimensionen gehört das „Wie“, also die konkreten Massnahmen. Diese werden innerhalb des Projektes erarbeitet.

Projektziele dokumentieren

Projektauftraggeber und Auftragnehmer (normalerweise der Projektleiter) halten die Projektziele schriftlich fest, z.B. in einem Pflichtenheft oder im Projektauftrag. Klar definierte Projektziele bilden eine sichere Planungsgrundlage und unterstützen bei einem ergebnisorientierten Arbeiten. Sie sind zudem eine Voraussetzung für ein effektives Projektcontrolling und ermöglichen eine aussagekräftige Ergebniskontrolle. Bei der Projektübergabe können Sie an Hand des Pflichtenhefts überprüfen, ob alle Aufgaben wie vereinbart ausgeführt wurden. Selbst bei einem internen Projekt sollten Sie ähnlich sorgfältig verfahren und die Ziele klar verabreden, Kosten und Termine vereinbaren und schriftlich fixieren.

Wie werden Projektziele verfehlt?

Trotz der besten Definition können Projektziele verfehlt werden. Wie das?
Wenn nicht alle Stakeholder einbezogen werden, können auch Zuständigkeiten und Verantwortungen nicht klar definiert und abgegrenzt werden. Unterschiedliche Vorstellungen über die Vorgehensweise und Aufgabenverteilung werden nicht ausdiskutiert. Auch fehlende Grundregeln für die interne und externe Kommunikation sowie eine nur mangelhaft, geplante und organisierte Dokumentation können das Projekt belasten.

Wenn Zieldefinitionen durch das Management ohne Einbezug der Projektleitung vorgenommen werden bleibt der erwünschte Erfolg oft aus, weil die Umsetzungskompetenz der Projektleitung nicht genutzt wird. Erschwerend kommt hinzu, dass die aufdiktierten Ziele vom Projektteam oft nicht gut aufgenommen und umgesetzt werden und dass deshalb kein optimales Arbeitsklima erwarten werden kann. Wenn Sie mit einer komplexen Aufgabenstellung konfrontiert sind, müssen Sie Acht geben, dass Sie nicht in
eine absolute Überplanung verfallen. Auch die gegenteilige Reaktion angesichts eines Komplexitätsdesasters, welche in einem hilflosen Start nach dem Motto “…fangt schon mal an…”endet, ist nicht hilfreich. Hier besteht die Gefahr, dass das Projektteam erst einmal mit unzureichenden Ressourcen in die falsche Richtung losarbeitet.
Ein weiterer Fehler ist es, Risiken auszublenden und den Aufwand zu optimistisch einzuschätzen.

Das Magische Dreieck

Zur näheren Bestimmung der Projektziele können Sie das sogenannte „Magische Dreieck“ einsetzen. Die drei Zielgrößen Zeit, Kosten und Ergebnis sind wechselseitig voneinander abhängig und das Dreieck ist deshalb „Magisch“, weil die Ziele praktisch immer in konkurrierenden Beziehungen zueinander stehen. Die Kunst alle drei Dimensionen gleichermaßen zu erreichen scheint in vielen ehrgeizigen Projekten oft nur noch mit magischen Kräften möglich, denn je anspruchsvoller Sie das Ergebnis formulieren, umso höher werden der Zeitbedarf und die Kosten, Sie müssen folglich genau abwägen um ein Optimum zu finden. Zeitziele helfen Ihnen festzulegen wann das Projekt begonnen und wann beendet werden. Auch fixe Termine, die der Kunde vorgegeben hat, können festgehalten werden. Kostenziele klären welches Budget zur Verfügung steht und welche zusätzlichen Ressourcen vom Projektteam in Anspruch genommen werden können. Es wird auch festgelegt welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit welcher Qualifikation und in welchem Umfang zur Verfügung stehen und wer über ihren Einsatz entscheidet. Zudem müssen Ergebnisse in einer bestimmten Qualität vorliegen und dem Leistungsumfang des Projektes entsprechen.

Die S.M.A.R.T. Ziele

Besonders hilfreich ist es, die Projektziele S.M.A.R.T. zu definieren:

  • S Ziele müssen spezifisch, eindeutig und positiv beschrieben sein.
  • M Die Zielerreichung sollte messbar sein.
  • A Es soll für das Projektteam attraktiv sein, das Projektziel zu erreichen.
  • R Das Ziel muss auf realistische Weise erreichbar sein.
  • T Das Ziel muss zeitlich terminiert sein.

Ferner sollte die Abhängigkeit von Zielen berücksichtigt werden und widerspruchsfrei gestaltet werden. Sie wollen durch festgelegte Ziele ein „moving target“ vermeiden. Manchmal ist es zusätzlich hilfreich bei der Zielformulierung zwischen Muss-, Soll- und Kann Zielen („nice to have“) zu unterscheiden.

Was versteht man unter Projektzielen?