Müssen Sie sich ein Bild über den Stand eines Ihnen bisher nicht bekannten Projektes machen?

Wie kann ich ein Projekt mit nur wenigen Blicken beurteilen

Jeder erfahrene Projektmanager kennt die Situation: Er wird von seinem Auftraggeber gebeten, sich eines oder mehrere Projekte der Organisation anzusehen und umgehend eine kurze Beurteilung darüber abzugeben. Zur Beurteilung eines Projektes und für eine schnelle Projektdiagnose stütze ich mich auf das magische Dreieck des Projektmanagements, Zeit, Kosten, Qualität. Die Ausgewogenheit aller drei Parameter stellt sich niemals ohne Zutun des Projektmanagers oder der Beteiligten ein. In der Praxis werden Sie immer erleben, dass einer der Schenkel des Dreiecks etwas schwächer ausfällt.

Wie kann ich sehen, ob ein Projekt gut oder schlecht läuft

Wenn Sie ein Projekt auf die Schnelle beurteilen wollen, ist ein leicht zu messender Prüfparameter, wie schnell Sie die von Ihnen angeforderten Unterlagen erhalten. Fragen Sie einfach nach einem aktuellen Terminplan, aktuellen Projektorganigramm, aktuellen Projektforecast. Werden Ihnen diese Unterlagen sehr schnell und einigermassen aktuell zur Verfügung gestellt, dann kann es um das Projekt nicht ganz so schlecht stehen. Wenn Sie aber mehrfach die Vorlage dieser Unterlagen anmahnen müssen und es verhältnismässig lange dauert, bis Sie ihnen vorliegen, dann dürfen Sie schon vermuten, dass hier etwas nicht ganz so läuft wie es sollte. Auch wenn die angeforderten Projektunterlagen schnell vorliegen, lohnt es sich immer noch, einen Blick auf sie zu werfen.

Stichwort Terminplan

Im Projektmanagement kennen wir verschiedene Arten von Terminplänen wie z.B. Ablaufplan, Netzplan, Meilensteinplan, und zu deren Erstellung gibt es die unterschiedlichsten Tools wie MS Project, Excel, Powerpoint, Visio etc. Dies spielt hier weniger eine Rolle. Achten Sie vielmehr darauf ob Lieferobjekte und allenfalls Aktivitäten definiert sind und wie oft und wann zuletzt er aktualisiert wurde.

Stichwort Projektorganigramm

Alle Aktivitäten welche für ein Lieferobjekt benötigt werden, sind letztlich die Projektmitarbeitenden und der übergeordnete Projektleiter zuständig und verantwortlich. Je nach Projektart bestimmen die Anzahl, das Pensum und der Stundensatz der Projektmitarbeitenden zu einem grossen Teil den Finanzbedarf des Projekts, welcher im Projektforecast abgebildet ist (bei Investitionsprojekten wie einem Staudamm können die Materialkosten überwiegen) . Wenn kein aktuelles Projektorganigramm vorhanden ist, lässt dies oft auf eine unstabile Projektorganisation mit den entsprechenden Auswirkungen auf den Terminplan und den Projektforecast schliessen.

Stichwort Projektforecast

Die Kosten für das Projekt werden in praktisch allen Organisationen im Voraus kalkuliert und freigegeben. Beim Projektforecast ist eine seriöse Prüfung sehr zeitaufwändig. Sie können aber darauf achten, ob die bisher aufgelaufenen Kosten, die IST-Kosten zeitnah nachgeführt und die prognostizierten Kosten bis zum Projektende mit dem Terminplan und dem Projektorganigramm übereinstimmen.

Fazit

Mit der Überprüfung der Qualität von Terminplan, Projektorganigramm und Projektforecast können Sie sich sehr schnell einen Überblick über den Zustand des Projekts verschaffen. An der Qualität der Projektdokumente können Sie auch unschwer erkennen, wie es um die Fähigkeiten des Projektleiters in Bezug auf das Projekt insgesamt steht und wie viel Mühe er sich mit dem Projekt gegeben hat. Falls Sie die Dokumente zeitnah zur Verfügung gestellt erhalten, ist dies ein positives Zeichen für das Projekt insgesamt.

Schnelle Projektdiagnose